التوثيق واستمارته

[moon]

تشتكي الأقسام كثيرا من استمارة التوثيق وكثرة اوراقها ويعتبرونها عمل روتيني مكتبي لايفيد بشئ وانها تشبه كثيرا استمارة قسم التدريب والابتعاث والتي هي بدروها تطالب الأقسام الأخرى بتعبئتها !!!!
النموذج المرفق هي استمارة التوثيق الخاصة بالتدريب وهي صفحة واحدة بدلا من 5 صفحات لاستمارة التوثيق الخاصة بقسم التخطيط فهل من الممكن الاستغناء عن استمارة التوثيق الخاصة بنا كقسم التخطيط _ وخاصة انها طويلة جدا فتخيل ان قسم واحد عنده 10 برامج فعليه ان يزودنا ب 50 ورقة _وأخذ نسخة من الاستمارة الخاصة بالتدريب من باب توحيد الجهود ؟!!!!!!!!!!

[خاطر النور]

أختي moon السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

(( بيني وبينك لو طاوعنا الأقسام كان عطونا شغلهم شفهي ، وأي شغل زيادة يوصف بأنه روتين )) !!
والمشاهَد أن البعض يعمد إلى جس النبض بحثاً عن التسهيلات قدر الإمكان ، وحال تقديمها قد يطمع بالمزيد .... والله المستعان .

ثم انك يجب ان تظهري قناعتك لهم اولاً بمتطلبات عملك ولا تتنازلي عنها ، أما مساعدتهم فيمكن ان تأخذ أشكالاً أخرى .

والممارس للعمل التخطيطي تظهر له ضرورة توثيق البرامج في ان اقتراح البرنامج من قبل إدارة أوقسم لا يكفي لوضوحه أمام جهته المسئولة عن تنفيذه حتى يدون أهدافه ومراحله ومخرجاته المتوقعة

وتزداد الضرورة كون التوثيق يتضمن توزيعاً وتفصيلاً لمهام جميع المشاركين ( من داخل الادارة او القسم أو من خارجها ) .

وهذا كله سيتضح نفعه وقت التنفيذ لك ولهم ...........

أعيدي اختي moon النظر في الاستمارة المرفقة ومدى مناسبتها لعملك .

دعواتنا بالتوفيق ؛؛؛؛؛؛؛

.

[باحثة]

اتفق معكك أخت - خاطر النور - فاستمارات التوثيق تنظم عملية لتخطيط للبرنامج وتساعد على تقديم رؤية واضحة عنه .