احساسـ
28-09-2005, 08:38 م
عندما تقود فريقا معيناً، يجب أن تحدد هيكل المهام التي سيتم إنجازها، وتعرض أمام الجميع وبطريقة جيدة وواضحة الأهداف المراد تحقيقها.
كما يحبذ تقسيم المهام إلى أجزاء صغيرة ممكنة التنفيذ.
قسم المهمة إلى أجزاء صغيرة
أكثر ما يضعف معنويات فريقك تكليفك لهم بمهمة يبدو تنفيذها مستحيلا. لذلك، فمن الأجدى أن تطرح المهمة في شكل سلسلة من الخطوات الصغيرة والواقعية. إذ أن نجاح الموظف في تنفيذ الخطوات الأولى للمهمة الموكلة إليه يولد عنده حافزاً قوياً للمضي نحو الخطوات التالية، وتصميماً حقيقياً على تخطي الصعاب والوصول للنتائج المتوخاة.
تحليل الأهداف
قبل الإقدام على أي مشروع، يتوجب على قائد فريق العمل أن يحدد الآمال المعلقة على هذا المشروع والأهداف القريبة والبعيدة المرجو بلوغها، ومناقشتها مع فريق العمل بغية إزالة أي غموض أو التباس قد يتولد لدى البعض. ومن ثم يجب تحديد الطرق الأكثر فعالية في بلوغ تلك الأهداف. والجدير ذكره، أنه خلال عملية تحليل الأهداف يجب تعريف كل هدف بشكل مجرّد من خلال وضع معايير دقيقة، والالتزام بها من أجل تحقيق الهدف المنشود. كما يجب أن تأتي هذه المعايير في صورة أفعال أو نتائج واضحة وبعيدة قدر الإمكان عن الغموض.
وللوصول لهذه الغاية يتعين اتباع خمس خطوات هي:
1.كتابة الهدف:
في هذه المرحلة يكون الهدف مجرّدا، ولا تقلق كثيرا بشأن الكيفية التي سيتم بها تدوين الهدف، إذ يكفي أن تكتب تعريفا أو فكرة مبدئية عنه.
2.وصف الهدف:
قبل إصدار أي حكم على الهدف وقبل تحريره، اطلب من أفراد فريقك أن يصفوا لك ما فهموه من الهدف الذي وصفته أمامهم. ودوّن جميع الاقتراحات في هذه المرحلة وبدون تفريق بين حسنها وقبيحها.
3.الفرز:
افرز ورتب ما حصلت عليه من أفكار حول تعريف الهدف في شكل قائمة معدة بحسب الأولوية. وقد يتبين لك في هذه المرحلة أن هناك بعض الأفكار المجرّدة المهمة التي لا تزال مبهمة.
4.حدد جميع النتائج التي تمخضت عنها عملية الفرز.
5.اختبر فهم أفراد الفريق للنتائج والخطوات الفعلية التي يجب اتخاذها بعد عملية الفرز:
اطرح على أفراد فريقك السؤال الآتي: هل يعني إثبات صحة جميع هذه النتائج والأفعال أن الهدف سيتم تحقيقه؟ فإن كانت الإجابة نعم، فذلك يعني أن الهدف قد تم تعريفه وفهمه
( المصدر : نشرة النخبة الإدارية العدد رقم : 25)
كما يحبذ تقسيم المهام إلى أجزاء صغيرة ممكنة التنفيذ.
قسم المهمة إلى أجزاء صغيرة
أكثر ما يضعف معنويات فريقك تكليفك لهم بمهمة يبدو تنفيذها مستحيلا. لذلك، فمن الأجدى أن تطرح المهمة في شكل سلسلة من الخطوات الصغيرة والواقعية. إذ أن نجاح الموظف في تنفيذ الخطوات الأولى للمهمة الموكلة إليه يولد عنده حافزاً قوياً للمضي نحو الخطوات التالية، وتصميماً حقيقياً على تخطي الصعاب والوصول للنتائج المتوخاة.
تحليل الأهداف
قبل الإقدام على أي مشروع، يتوجب على قائد فريق العمل أن يحدد الآمال المعلقة على هذا المشروع والأهداف القريبة والبعيدة المرجو بلوغها، ومناقشتها مع فريق العمل بغية إزالة أي غموض أو التباس قد يتولد لدى البعض. ومن ثم يجب تحديد الطرق الأكثر فعالية في بلوغ تلك الأهداف. والجدير ذكره، أنه خلال عملية تحليل الأهداف يجب تعريف كل هدف بشكل مجرّد من خلال وضع معايير دقيقة، والالتزام بها من أجل تحقيق الهدف المنشود. كما يجب أن تأتي هذه المعايير في صورة أفعال أو نتائج واضحة وبعيدة قدر الإمكان عن الغموض.
وللوصول لهذه الغاية يتعين اتباع خمس خطوات هي:
1.كتابة الهدف:
في هذه المرحلة يكون الهدف مجرّدا، ولا تقلق كثيرا بشأن الكيفية التي سيتم بها تدوين الهدف، إذ يكفي أن تكتب تعريفا أو فكرة مبدئية عنه.
2.وصف الهدف:
قبل إصدار أي حكم على الهدف وقبل تحريره، اطلب من أفراد فريقك أن يصفوا لك ما فهموه من الهدف الذي وصفته أمامهم. ودوّن جميع الاقتراحات في هذه المرحلة وبدون تفريق بين حسنها وقبيحها.
3.الفرز:
افرز ورتب ما حصلت عليه من أفكار حول تعريف الهدف في شكل قائمة معدة بحسب الأولوية. وقد يتبين لك في هذه المرحلة أن هناك بعض الأفكار المجرّدة المهمة التي لا تزال مبهمة.
4.حدد جميع النتائج التي تمخضت عنها عملية الفرز.
5.اختبر فهم أفراد الفريق للنتائج والخطوات الفعلية التي يجب اتخاذها بعد عملية الفرز:
اطرح على أفراد فريقك السؤال الآتي: هل يعني إثبات صحة جميع هذه النتائج والأفعال أن الهدف سيتم تحقيقه؟ فإن كانت الإجابة نعم، فذلك يعني أن الهدف قد تم تعريفه وفهمه
( المصدر : نشرة النخبة الإدارية العدد رقم : 25)