احساسـ
28-09-2005, 08:24 م
يكاد يكون من المستحيل أن تنجح في عالم الأعمال دون أن تتعلم كيف نفوض سلطاتك .
إذ عادة ما يخشة المسؤولون تفويض سلطاتهم لسببين :
1. أنهم يعتقدون أنه ليس باستطاعة أي شخص أن يقوم بمهام محددة مثلما يقوم بها المدير .
2. عادة ما يكون من السهل القيام بهذه المهمة مباشرة بدلاً من شرحها لشخص آخر ومتابعة هذا الشخص في كل تحركاته .
ويصف جيمس لوكاس رئيس مؤسسة لومان الاستشارية هذا بأنه هراء . ويقول لوكاس إن سبب فشل تفويض السلطات والمهام هو أن الناس يقومون بتفويض الوهم بدلاً من تفويض مهام وخطوات محددة . إننا نخدع أنفسنا إذا اعتقدنا أنه يمكننا توجيه الناس لأداء مهام معينة إذا لم تكن لدينا رؤية واضحةعما نسعى لتحقيقه .
ويقدم لوكاس هذه القواعد التي يجب اتباعها لتفويض الأعمال بشكل صحيح .
كون رؤية واضحة للعملية بأسرها :
ما هو المطلوب عمله ، ما هي النتائج التي تبحث عنها ؟ من الذي يستطيع القيام بهذه المهام على أفضل وجه ؟ ، وتأكد أن هذه المهام من المهام الممكن تفويضها للآخرين .
اجعل من هذه التجربة تجربة إيجابية للشخص الذي يقوم بها :
في كثير من الأحوال يرى الناس توكيل او تفويض المهام كنوع من التخلص من العبء بإلقائه على كاهل شخص آخر . حينما تقوم بتوكيل العمل لأناس آخرين عليك توضيح ما هي الخطوات المطلوب عملها ، اجعل المكلفين بإنهاء هذه المهمة يقومون بتحديد الموارد المطلوبة والوقت المطلوب لإنهائها وغيرها من الأشياء التي تقلقهم . إن أفضل أنواع التفويض هي التفاوض كما يقول لوكاس “ فعندما يعودون إليك ببعض الأسئلة سيكون هناك شئ لم يخطر ببالك أو قد توضح لك هذه الأسئلة أن هذا الشخص لا يمتلك القدرات الكفيلة بإنهاء المهمة “ .
تأكد أن الشخص المفوض قد فهم التعليمات
بمجرد تفويضك للأمر اطلب من الموظف أن يعيد الأمر ، أو ربما كتابته .
عليك بالمتابعة :
هذا لا يعني أن عليك أن تقوم بتفتيش مكتبه ، ولكن عليك تفويض الأمر وتركه له ، ثم متابعته من خلال اجتماعات دورية مع هذا الشخص .
لا تفقد أعصابك :
لا تسحب المشروع من هذا الشخص بمجرد أن ترى أنه يواجه مشكلة بدلاً من ذلك ساعد هذا الموظف على حل المشكلة ، وشجع الموظف على إيجاد حل ، وستفاجئ بعدد المرات التي تحل فيها المشكلات دون تدخل منك .
لا تتوقع أن تحصل على نسخ مكررة منك
الفكرة وراء التفويض ليست أن تجد شخصاً يقوم بالعمل تماماً كما كنت ستفعل ! عليك أن تترك هذه الفكرة وأن تجعل العاملين يمارسون أعمالهم وفقاً لأساليبهم الشخصية .
“جانيت نيوز سيرفس “
( المصدر : نشرة النخبة الإدارية العدد رقم : 11)
إذ عادة ما يخشة المسؤولون تفويض سلطاتهم لسببين :
1. أنهم يعتقدون أنه ليس باستطاعة أي شخص أن يقوم بمهام محددة مثلما يقوم بها المدير .
2. عادة ما يكون من السهل القيام بهذه المهمة مباشرة بدلاً من شرحها لشخص آخر ومتابعة هذا الشخص في كل تحركاته .
ويصف جيمس لوكاس رئيس مؤسسة لومان الاستشارية هذا بأنه هراء . ويقول لوكاس إن سبب فشل تفويض السلطات والمهام هو أن الناس يقومون بتفويض الوهم بدلاً من تفويض مهام وخطوات محددة . إننا نخدع أنفسنا إذا اعتقدنا أنه يمكننا توجيه الناس لأداء مهام معينة إذا لم تكن لدينا رؤية واضحةعما نسعى لتحقيقه .
ويقدم لوكاس هذه القواعد التي يجب اتباعها لتفويض الأعمال بشكل صحيح .
كون رؤية واضحة للعملية بأسرها :
ما هو المطلوب عمله ، ما هي النتائج التي تبحث عنها ؟ من الذي يستطيع القيام بهذه المهام على أفضل وجه ؟ ، وتأكد أن هذه المهام من المهام الممكن تفويضها للآخرين .
اجعل من هذه التجربة تجربة إيجابية للشخص الذي يقوم بها :
في كثير من الأحوال يرى الناس توكيل او تفويض المهام كنوع من التخلص من العبء بإلقائه على كاهل شخص آخر . حينما تقوم بتوكيل العمل لأناس آخرين عليك توضيح ما هي الخطوات المطلوب عملها ، اجعل المكلفين بإنهاء هذه المهمة يقومون بتحديد الموارد المطلوبة والوقت المطلوب لإنهائها وغيرها من الأشياء التي تقلقهم . إن أفضل أنواع التفويض هي التفاوض كما يقول لوكاس “ فعندما يعودون إليك ببعض الأسئلة سيكون هناك شئ لم يخطر ببالك أو قد توضح لك هذه الأسئلة أن هذا الشخص لا يمتلك القدرات الكفيلة بإنهاء المهمة “ .
تأكد أن الشخص المفوض قد فهم التعليمات
بمجرد تفويضك للأمر اطلب من الموظف أن يعيد الأمر ، أو ربما كتابته .
عليك بالمتابعة :
هذا لا يعني أن عليك أن تقوم بتفتيش مكتبه ، ولكن عليك تفويض الأمر وتركه له ، ثم متابعته من خلال اجتماعات دورية مع هذا الشخص .
لا تفقد أعصابك :
لا تسحب المشروع من هذا الشخص بمجرد أن ترى أنه يواجه مشكلة بدلاً من ذلك ساعد هذا الموظف على حل المشكلة ، وشجع الموظف على إيجاد حل ، وستفاجئ بعدد المرات التي تحل فيها المشكلات دون تدخل منك .
لا تتوقع أن تحصل على نسخ مكررة منك
الفكرة وراء التفويض ليست أن تجد شخصاً يقوم بالعمل تماماً كما كنت ستفعل ! عليك أن تترك هذه الفكرة وأن تجعل العاملين يمارسون أعمالهم وفقاً لأساليبهم الشخصية .
“جانيت نيوز سيرفس “
( المصدر : نشرة النخبة الإدارية العدد رقم : 11)